Poser des questions, obtenir des réponses : une responsabilité collective

On conseille aux nouveaux professionnels de poser des questions. Ce conseil est utile, mais il suppose que l’équipe leur donne un moyen d’obtenir une réponse.

Une question pertinente peut rester en suspens lorsque le destinataire est pressé, lorsque plusieurs personnes se renvoient le sujet ou lorsque personne ne sait qui doit trancher. La personne qui demande une précision ne peut pas, à elle seule, résoudre ces difficultés d’organisation.

Une question signale un besoin

Demander quelle version d’un plan utiliser ou qui autorise une modification n’est pas nécessairement un manque de préparation. Cela peut révéler une information absente, une responsabilité mal définie ou un changement qui n’a pas été transmis.

Un texte publié par le Project Management Institute (PMI) souligne l’importance d’identifier les besoins d’information et de vérifier que le message a été reçu et compris. [1]

Pour une équipe de projet, cette idée invite à vérifier ce que les intervenants ont compris, en plus de transmettre des informations.

L’impatience peut fermer un échange utile

Une réaction brève ou agacée peut conduire un collègue à hésiter avant de revenir sur un point. L’effet ne sera pas le même dans toutes les équipes, mais le risque mérite attention lorsqu’une décision technique ou opérationnelle demeure incertaine.

Imaginons un coordonnateur qui demande quel document fait foi. Une réponse comme « on en a déjà parlé » ne précise pas nécessairement la version à utiliser. La conversation peut se terminer sans que la question soit résolue.

Encourager les questions exige donc aussi de rendre les réponses accessibles et suffisamment précises.

Il est possible de différer une réponse sans abandonner la question

Personne ne peut être disponible en permanence. Une demande peut nécessiter une vérification ou l’avis d’un autre spécialiste.

Une réponse intermédiaire peut reconnaître ce besoin : « Je dois confirmer ce point; voici qui le prendra et quand nous pourrons faire le suivi. » Cette formulation distingue une question en traitement d’une question oubliée.

Pour les enjeux importants, un registre peut préciser le sujet, la personne chargée de répondre et l’étape concernée. Il n’a de valeur que si quelqu’un l’utilise pour suivre les points ouverts.

Le soin est partagé

La personne qui pose une question peut aider en donnant le contexte, le document concerné et la décision nécessaire. La personne sollicitée peut aider en répondant, en orientant vers le bon interlocuteur ou en indiquant ce qu’il reste à vérifier.

L’organisation doit, de son côté, permettre ces échanges. Si le temps nécessaire à la clarification disparaît toujours devant l’urgence, la qualité du dialogue dépend trop des disponibilités individuelles.

Un repère pour choisir une équipe

En entrevue, demander comment les questions sont traitées peut éclairer le fonctionnement quotidien. Qui accompagne les nouvelles personnes? Comment les réponses techniques sont-elles confirmées? Que se passe-t-il lorsqu’un point bloque les travaux?

Une équipe qui invite à poser des questions doit aussi organiser la possibilité d’y répondre.

Pourquoi cette référence?

Ce texte de congrès nord-américain aborde la communication dans les équipes de projet. Il éclaire cette réflexion de gestion, sans constituer une directive réglementaire canadienne.

Référence

[1] Project Management Institute — Requirement for Effective Project Communications (2004).
https://www.pmi.org/learning/library/requirements-effective-project-communications-8261