Gestionnaire de projet : beaucoup de responsabilités, quelle autorité?

Le gestionnaire de projet est un point de convergence. On lui demande où en sont les travaux, pourquoi une réponse tarde et comment tenir l’échéancier. Pourtant, les décisions nécessaires pour avancer peuvent appartenir à plusieurs autres personnes.

Il peut devoir obtenir une ressource d’un responsable de service, une clarification d’un concepteur, une approbation financière du propriétaire et une intervention de l’entrepreneur. Son rôle relie ces décisions, sans nécessairement lui donner le pouvoir de les prendre toutes.

Le titre ne décrit pas les pouvoirs

Deux postes portant le même titre peuvent offrir des niveaux d’autorité très différents. Dans l’un, le gestionnaire dispose d’une équipe et d’une délégation financière définie. Dans l’autre, il coordonne des intervenants qui relèvent d’autres responsables et doit faire approuver les changements.

Un texte publié par le Project Management Institute (PMI) examine la gestion de projets dans un contexte d’autorité limitée. Son article sur le commanditaire traite aussi des limites décisionnelles et des décisions à faire remonter. [1, 2]

L’enjeu est donc de savoir où s’arrête la coordination et où commence la décision d’un autre intervenant.

Une recommandation technique doit trouver son chemin

Imaginons qu’un professionnel relève un écart entre les travaux et la conception, puis qu’une correction demeure sans suite. Le gestionnaire peut consigner la situation et organiser les échanges. Il doit également savoir qui peut émettre une instruction, examiner les conséquences et traiter le désaccord.

Ces pouvoirs ne se déduisent pas du seul titre de poste. Les documents du projet déterminent l’autorité applicable; le résumé public d’un formulaire standard ne définit pas la délégation d’un gestionnaire. [3]

Relancer sans connaître le circuit de décision peut produire beaucoup d’activité, tout en laissant le problème ouvert.

Rendre les limites visibles

Une organisation peut rendre cette situation plus claire en distinguant les décisions que le gestionnaire prend, celles qu’il recommande et celles qui nécessitent une approbation. Il faut aussi un destinataire capable de trancher lorsqu’un désaccord dépasse sa délégation.

Un point en attente devrait rendre visibles la décision demandée, son responsable et son effet sur les prochaines étapes. Cela aide à distinguer un défaut de coordination d’une décision qui reste ailleurs.

Ce qu’un candidat devrait chercher à comprendre

Avant d’accepter un poste, demander « combien de projets vais-je gérer? » est utile. Demander « quelles décisions pourrai-je prendre? » l’est tout autant.

Il faut ensuite examiner les ressources réellement accessibles, les approbations nécessaires et le soutien offert lorsque les parties ne s’entendent pas. Le gestionnaire exerce une influence importante, mais sa capacité d’action dépend aussi de l’organisation qui l’entoure.

Une responsabilité claire doit être accompagnée d’un chemin concret vers les décisions nécessaires.

Qu’est-ce que le CCDC 2?

Le Comité canadien des documents de construction (CCDC) publie le CCDC 2–2020, Contrat à forfait : un contrat type propriétaire–entrepreneur principal fondé sur un prix forfaitaire prédéterminé. Sa présentation publique mentionne l’autorité du consultant et les changements. [3]

« Présentation officielle » désigne le résumé du site de l’éditeur, pas une interprétation des clauses signées d’un projet. Le chiffre 2 identifie le document; 2020, son édition. Connaître le nom est utile, mais l’équipe doit consulter ses accords réels.

Pourquoi ces références?

Le document de construction est canadien. Le Project Management Institute est une association internationale fondée aux États-Unis; ses textes éclairent ici la gestion, sans établir des exigences juridiques canadiennes. Un contrat de construction et une description de poste interne ont des fonctions différentes.

Références

[1] Project Management Institute — Successful Project Management in a Low-authority Environment. Un texte de congrès, pas une norme obligatoire.
https://www.pmi.org/learning/library/low-authority-environment-emotional-intelligence-6615

[2] Project Management Institute — Project Sponsor Responsibilities: Governing Sustainability and Long-Term Value.
https://www.pmi.org/blog/project-sponsor-responsibilities-sustainability

[3] Comité canadien des documents de construction — CCDC 2–2020, résumé public.
https://www.ccdc.org/document/ccdc-2-2020/