Plusieurs projets, une seule équipe : quand les priorités se concurrencent

Chaque projet peut sembler raisonnable lorsqu’on examine son échéancier séparément. La difficulté apparaît lorsque plusieurs projets réclament la même personne au même moment.

Un spécialiste peut être attendu à une revue de conception, à une visite de chantier et à une mise en service. Trois activités figurent dans trois calendriers. Elles dépendent pourtant d’une même capacité disponible.

Le nombre de projets ne suffit pas

Un texte publié par le Project Management Institute (PMI) examine l’attribution des ressources et les priorités dans un environnement multiprojets. [1]

Le nombre de dossiers donne une indication. Il ne décrit pas à lui seul les déplacements, les réunions, les réponses techniques et le suivi à réaliser.

Une ressource partagée ne se multiplie pas

L’APM présente l’optimisation des ressources comme l’adaptation des moyens humains et matériels à l’échéancier. Elle distingue notamment des méthodes de nivellement et de lissage de la demande. [1]

Pour une équipe, la conséquence pratique est de regarder ensemble les demandes des différents projets. Une disponibilité annoncée pour un dossier doit rester compatible avec les engagements déjà pris ailleurs.

Prenons une situation hypothétique : une visite, une réception et une réunion de coordination sont fixées le même jour, sur des sites différents. L’équipe doit alors choisir ce qui peut être déplacé, confié à une autre personne ou réorganisé. Ajouter des rappels au calendrier ne résout pas cette concurrence.

L’urgence peut devenir une règle implicite

Si aucun arbitrage n’est établi, le projet qui relance le plus peut obtenir la ressource. Celui dont l’équipe attend patiemment risque de rester moins visible, même si sa prochaine étape est importante.

Cette situation transforme la disponibilité en négociation répétée. Elle peut aussi conduire à annoncer des dates avant que les personnes nécessaires aient confirmé leur capacité.

Une revue commune des besoins peut rendre les conflits visibles plus tôt : quelles activités demandent une présence, une décision ou une expertise particulière? Lesquelles tolèrent un décalage? Qui peut arbitrer?

Donner une conséquence aux priorités

Déclarer qu’un projet est prioritaire devrait se traduire dans les affectations et les engagements. Si une ressource lui est attribuée, les conséquences pour les autres dossiers doivent être reconnues.

Selon le contexte, la réponse peut être de réordonner certaines tâches, de reporter un démarrage ou d’ajouter un soutien adapté. L’important est d’examiner les compromis plutôt que de laisser chaque gestionnaire promettre la même capacité à son projet.

Pour un candidat, il est utile de comprendre comment les ressources sont partagées et comment les conflits de priorité sont traités. Un poste se définit aussi par le soutien collectif auquel il donne accès.

Un portefeuille réaliste tient compte de la capacité commune derrière les échéanciers individuels.

Pourquoi cette référence?

Ce texte a été présenté à un congrès nord-américain de gestion de projet. Il éclaire l’organisation des ressources partagées, sans établir de règle d’exercice professionnel au Canada.

Référence

[1] Project Management Institute — What the heck happened to my resources—the multiple project dilemma (2011).
https://www.pmi.org/learning/library/resource-management-multiple-project-environment-6219